Facturation digitale : quels sont les avantages ?
Le 1er janvier 2020 est marqué par l’obligation pour toutes les entreprises d’émettre des factures électroniques pour certains types de clients : collectivités territoriales et État. Mais d’ici 2023 à 2025, elles seront obligées de transmettre une facturation numérique à tous leurs clients et fournisseurs. Passer d’une facture classique à une facture digitale peut être compliqué au début, car cela implique des changements dans la façon de travailler toutefois, c’est plus avantageux.
Une baisse de l’empreinte carbone et des coûts
En adoptant la facturation digitale, l’entreprise fait un geste pour l’environnement, car elle réduit son empreinte carbone. Il y a la baisse des émissions de CO2 occasionnés par le transport des factures. Utiliser des documents numérisés est donc une démarche durable. La facturation numérique implique aussi la suppression du papier ainsi que la réduction des impressions, des affranchissements, des envois et de l’archivage des factures, et cela réduit les coûts directs en rapport aux flux de papier. À noter que l’envoi des factures digitalisées est gratuit. Pour plus d’information, il faut voir le site.
L’augmentation de la productivité
Grâce à la facturation digitale, les salariés au service administratif et compatible sont allégés. En effet, l’automatisation est au cœur de l’établissement des factures numériques, il y a ainsi moins de tâches administratives à faire. Donc, ils pourront s’adonner à d’autres tâches ayant plus de valeur ajoutée. Notons également la disparition du risque de pertes des factures. De plus, avec leur traçabilité, il est possible d’automatiser les paiements, les relances et les rappels des fournisseurs et des clients.
L’inexistence d’erreur de saisie
L’erreur est humaine, et cela se constate sur les factures pourtant, la moindre erreur peut engendrer des problèmes. En choisissant la facturation numérique, cela ne risque plus d’arriver, car tout est automatisé. L’atout économique est l’intégration du processus entre les collaborateurs commerciaux. Précisons également le suivi de la transmission qui est transparent.
Une baisse du délai d’envoi et de paiement
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Avec la facturation numérique, il y a moins de délais d’acheminement des factures, les délais de paiement sont également plus courts. Cela concerne les procédures d’envoi et de réception, leur rapidité ainsi que la suppression des erreurs dans la génération et la comptabilisation.
L’archivage légal et sécurisé
Les factures originales échangées doivent respecter un système d’archivage sécurisé, légal et agile. Suivant leurs types, elles doivent être signées et gardées pour une durée fixée légalement. C’est loin d’être pratique pour les entreprises. Avec la facturation numérique, il y a une réduction des coûts d’archivage et une grande facilité d’accès aux factures. Dans le processus de facturation digitale, leur envoi utilise des réseaux privés ou des protocoles spécifiques. Aussi, les mécanismes de signature électronique assurent l’originalité, l’intégrité ainsi que l’authenticité des factures.
Les atouts d’un système de facturation numérique
Si l’entreprise adopte un système de facturation digitale, il est plus rapide et plus facile de créer des factures. Et encore, elle peut savoir quand les factures ont été envoyées, payées et impayées. Il y a un envoi automatique des rappels ainsi qu’un enregistrement automatique des paiements grâce à l’association du système au logiciel comptable et bancaire. L’entreprise a également la possibilité d’améliorer sa stratégie grâce à l’exploitation des statistiques de paiements.
